Om de uitdagingen van een grote verzekeringsorganisatie aan te pakken, had Belfius behoefte aan een schaalbare oplossing voor het beheren van hun gecentraliseerde communicatieprocessen. Met de implementatie van Paperbox optimaliseerden ze hun processen, verminderden ze achterstanden en realiseerden ze een werkdrukvermindering van een derde voor het pre-managementteam.
Het uitdagen van de status quo en het verbeteren van de manier waarop we onze binnenkomende e-mails en documenten verwerken. Daar maakt Paperbox het verschil – zowel vanuit product- als teamperspectief!
Belfius is een toonaangevende klant, bekend om zijn uitgebreide teams en gecentraliseerde verwerking in de verzekeringssector. Als een vooraanstaande verzekeraar heeft Belfius te maken met complexe organisatiestructuren, talrijke diensten en diverse expertisegebieden.
Belfius had als doel de distributie van communicatie te stroomlijnen, zodat ongestructureerde communicatie de juiste afdelingen bereikte zonder dat er constant behoefte was aan uitbreiding van hun pre-managementteam. Het realiseren van schaalbaarheid, zowel in volume als in complexiteit van informatie, was cruciaal voor hun operationele efficiëntie.
Belfius pakte elke afdeling afzonderlijk aan, te beginnen met schadeverzekeringen en daarna levensverzekeringen. Ze identificeerden welke informatie intern verwerkt moest worden en welke kon worden uitbesteed. Door middel van classificatie en extractie stelden ze vast dat 80% van het communicatievolume logisch verdeeld kon worden.
Vervolgens richtten ze zich op het optimaliseren van deze 80%. Deze fase omvatte het implementeren van controles om ervoor te zorgen dat klanten de juiste informatie verstrekt hadden en het verhogen van de automatisering van deze processen. Het doel was om zoveel mogelijk van de werkdruk automatisch te verwerken.
De laatste fase ging over de meer complexe 20% van de communicatie. Dit hield in dat er geavanceerde logica werd opgebouwd voor ingewikkeldere bedrijfstakken. Bijvoorbeeld, voor levensverzekeringen ontwikkelden ze een systeem om subsets van barcodes te lezen. Pas nadat het merendeel van de gegevens verwerkt was, werden deze complexiteiten aangepakt, waarbij voortdurend werd beoordeeld of menselijke tussenkomst noodzakelijk was.
Door betaalbare flexibiliteit te bieden, verminderde Paperbox aanzienlijk de achterstanden en automatiseerde 40% van de werkdruk. Deze automatisering leidde tot een vermindering van 33% in de werkdruk van het pre-managementteam. De oplossing werd naadloos geïntegreerd met het bestaande team, waardoor ze communicatie effectiever konden beheren en de operaties konden opschalen zonder voortdurende uitbreiding van het team.
