Hillewaere schaalt operaties op met een vermindering van 90% in handmatige taken

Hillewaere’s ambitie om te groeien en de operationele efficiëntie te verbeteren, werd ondersteund door de implementatie van de Mailroom solution van Paperbox. Dit klantverhaal laat zien hoe het standaardiseren van processen in meerdere kantoren Hillewaere in staat stelde om mailroom- en documentworkflows te stroomlijnen, handmatige taken te verminderen en zichzelf voor te bereiden op toekomstige groei in de verzekeringsmarkt.

Paperbox onderscheidt zich op de OCR-oplossingenmarkt door snelheid, flexibiliteit en schaalbaarheid. Vooral dat laatste is voor ons van groot belang bij het uitrollen van Paperbox in meerdere kantoren.

Michiel Van Hove, CTO, Hillewaere Groep

Over de klant

Klantintroductie

Hillewaere is een dynamisch makelaarskantoor dat zich richt op het uitbreiden van zijn activiteiten en het verhogen van de efficiëntie. Met recente fusies en de steun van een private-equitypartner streeft Hillewaere ernaar zijn processen te consolideren en zijn bedrijf naar nieuwe hoogten te laten groeien.

Uitdaging Benadering Resultaten

De uitdaging

Het standaardiseren van operations in alle Hillewaere kantoren

Het ultieme doel van Hillewaere? Het stroomlijnen en standaardiseren van de operaties in alle kantoren, om consistente gegevensverwerking en procesefficiëntie te garanderen. Deze consolidatie was essentieel voor hun groeistrategie, vooral in de concurrerende verzekeringsmarkt, en cruciaal om de meerwaarde na de fusies te maximaliseren.

De benadering

De Smart Mailroom Solution

1 2 3
Stap 1

Implementatie bij een innovatief kantoor

Hillewaere begon met het introduceren van Paperbox in een kantoor dat bekend staat om het omarmen van nieuwe technologieën en processen. Deze fase omvatte het opzetten en testen van gestandaardiseerde workflows om ervoor te zorgen dat deze voldeden aan de eisen van het bedrijf.

Stap 2

Standaardisatie en Change Management

In de volgende fase lag de focus op het uitrollen van deze gestandaardiseerde processen naar andere kantoren. Dit vereiste het aanpakken van weerstand van sommige kantoren, die bang waren controle te verliezen en zich zorgen maakten over de tijd die nodig was om nieuwe procedures te implementeren. Hillewaere werkte, met de ondersteuning van Oxygen, hard om deze kantoren te begeleiden via verandermanagement en zo een soepele overgang te waarborgen.

Stap 3

Uitbreiding en Efficiëntiewinsten

Met de processen gestandaardiseerd, breidde Hillewaere het gebruik van Paperbox uit naar extra kantoren. Deze fase benadrukte de aanzienlijke vermindering van handmatige taken en verbeterde controle over de gegevensverwerking. Schadebeheerders zagen een daling van 90% in handmatige werkzaamheden, wat de efficiëntie van het systeem duidelijk illustreert.

De resultaten

Verhoogde operationele efficiëntie en controle

Na de implementatie van Paperbox behaalde Hillewaere indrukwekkende resultaten. De standaardisatie van processen in hun regionale kantoren leidde tot verhoogde operationele efficiëntie en controle. Handmatige taken werden met 90% verminderd, waardoor waardevolle tijd vrijkwam voor medewerkers om zich meer te richten op klantgerichte activiteiten. De naadloze integratie van Paperbox in hun technologische landschap zorgde daarnaast voor soepelere kantoorovernames en geoptimaliseerde gegevensverwerking. Hiermee positioneert Hillewaere zich voor verdere groei en succes als een snelgroeiende speler in de verzekeringsmarkt.

Ontdek de andere succesverhalen

Belfius Verzekeringen Belfius vermindert administratieve werkdruk in de mailroom met 33%

Om de uitdagingen van een grote verzekeringsorganisatie aan te pakken, had Belfius behoefte aan een schaalbare oplossing voor het beheren van hun gecentraliseerde communicatieprocessen. Met de implementatie van Paperbox optimaliseerden ze hun processen, verminderden ze achterstanden en realiseerden ze een werkdrukvermindering van een derde voor het pre-managementteam.

Lees meer
Van Dessel Van Dessel verhoogt efficiëntie met toekomstbestendige tools: 70% meer volume verwerken met hetzelfde team

Van Dessel, een belangrijke speler in de Belgische verzekeringsbemiddeling, werd geconfronteerd met uitdagingen door IT-tools die veel onderhoud vereisten en toenemende druk op hun medewerkers. Door Paperbox te implementeren, stroomlijnden ze hun schade- en polisadministratieprocessen, waardoor handmatige taken aanzienlijk werden verminderd, de IT-kosten daalden en de algehele efficiëntie verbeterde. Ontdek in deze casestudy hoe Van Dessel zijn operationele uitdagingen overwon.

Lees meer

Benieuwd hoe Paperbox je verzekeringsworkflow kan optimaliseren?